Aliviando el trabajo de administradores: Una experiencia diseñada de extremo a extremo

Breik es una empresa de software fresca e innovadora. La solución que ofrecen está dentro de la categoría de programas para administrar la fuerza laboral y el tiempo de las personas al interior de otras empresas.

Pero desde la primera reunión con el equipo nuclear de Breik, nos dimos cuenta que su propuesta iba mucho más allá de las funcionalidades comunes que caracterizan a las soluciones en el mercado. Y es que uno de los grandes diferenciadores de Breik es su incorporación de modelos analíticos e inteligencia artificial para optimizar la administración de grandes volúmenes de colaboradores dentro del software.

Hemos trabajado en conjunto desde el concepto principal que evoco toda la identidad de la marca, pasando por la implementación de un completo ecosistema de marketing digital, hasta la inmersión en la experiencia de usuario del software, conduciendo pruebas de usabilidad con usuarios reales.

Cada nuevo proyecto acumula el conocimiento del anterior y ha garantizado el entendimiento profundo de sus clientes y usuarios finales.

Soluciones implementadas:

  • Desarrollo Estrategia e Identidad de Marca
  • Diseño y Desarrollo Web
  • Ecosistema de Marketing Digital
  • Rediseño experiencia de usuario e interfaz de software.

Desarrollo Estrategia e Identidad de Marca

Uno de los primeros retos fue crear una marca memorable  que pudiera posicionarse rápidamente en un nicho específico dentro de recursos humanos.

Para ello realizamos una evaluación comparativa de los competidores (benchmarking) y los organizamos en un mapa a través de dos ejes fundamentales: ¿La solución principal es consultoría o proveedor de software como servicio? Y además ¿Tiene funciones únicas de turnos o también gestiona nóminas y todo recursos humanos?

Ubicar los criterios correctos para organizar el mercado de la marca es un largo proceso de prueba y error, el objetivo es encontrar una brecha (gap) donde posicionar a la marca y tener un punto de partida estratégica para dar voz, relato e imagen. 

Encontramos el gap para Breik dentro del nicho de soluciones SaaS y Específica de Turnos. Desde aquí es momento de mirar al vecindario y realizar un estado del arte de cuáles son los relatos y resoluciones de identidad de esas marcas cercanas.

Queremos ver “qué se hecho y cómo”. Pero no para reproducir, sino para comenzar a dotar a la marca de un relato propio para el contexto del negocio y sus clientes.

Tomamos los conceptos de tiempo libre y flexibilidad para crear una marca transparente que se siente ágil y ligera en un contexto que está lleno de complejidades y variables para los actores involucrados.

Breik debía funcionar como una marca flexible capaz de conversar a diferentes necesidades y unificarlas. Desde quienes actúan como clientes o son influenciadores claves (Jefes de Recursos Humanos y/u Operaciones), pasando por sus usuarios finales; supervisores y administradores. Hasta los propios colaboradores que también participan en la planificación de jornadas dentro del software.

El trabajo conjunto con Breik no sólo resultó en una marca visualmente atractiva sino que permitió generar un sistema visual escalable para todos los puntos de contacto. Desde este momento comenzamos a trabajar en el posicionamiento de la marca implementando un completo ecosistema digital.

Web y Ecosistema de Marketing

Tan solo en el momento de pensar en un sitio web necesitamos entender el ciclo de compra de nuestros prospectos. Esto significa que la estructura y el contenido del sitio web (la experiencia de usuario) debe responder a las diferentes etapas en que se encuentran los usuarios y soportar una estrategia de marketing digital. En síntesis, no debería haber marketing sin una visión de experiencia usuario (y viceversa).

Utilizando la tecnología de Semrush realizamos una investigación de
palabras claves informacionales que estaban consultando los usuarios, creando una estrategia de contenido blog optimizada para los motores de búsqueda. Además, también analizamos palabras claves comerciales relacionadas a la gestión de turnos y el manejo de horarios de trabajo y así comprender cómo están comprando los prospectos.

Estos esfuerzos han sido combinados con la implementación de Hubspot para automatizar y trazar toda la generación de leads desde el sitio web. Desde entonces nos hemos mantenido profundizando y optimizando la estrategia de inbound marketing o marketing de contenidos, lo cual finalmente nos terminó llevando a colaborar en una nueva experiencia y contenido para el software.

Rediseño experiencia de usuario e interfaz de software

Toda la primera etapa de investigación podríamos resumirla en dos preguntas fundamentales. 

¿Qué deseaba lograr el negocio con el rediseño de su software?

  • Mejorar la organización de las funcionalidades del producto.
  • Optimizar la usabilidad y el flujo de interacciones para completar tareas críticas.
  • Una nueva interfaz gráfica que cohesione la experiencia de marca y aumente la satisfacción de los usuarios.

¿Qué necesitan lograr los usuarios finales y ocasionales?

  • Administrar y supervisar múltiples sucursales, cargos y tipos de jornada.
  • Reducir al máximo posible el tiempo que toman tareas administrativas y operativas.
  • Protegerse de excesivos costos laborales del personal y conflictos por tiempo y multas.

Utilizamos la siguiente matriz de investigación para optimizar al máximo los esfuerzos de investigación y asegurarnos que el rediseño del software no impactará negativamente en los usuarios que ya habían adoptado la solución. 

ProblemaArquitectura y
taxonomías
del producto
Usabilidad del
producto
Interfaz gráfica
del producto
HipótesisSi mejora la estructura, mejorará el aprendizaje.Si medimos usabilidad, cuantificamos la promesa de marcaUn nuevo cambio de interfaz aumentará la satisfacción de usuarios.
ObjetivoGenerar arquitectura a través del usuarioEvaluar usabilidad con y sin usuariosValidar prototipo y satisfacción final con usuarios
Pregunta Orientadora¿Cuáles taxonomías espera nuestro usuario?¿Cuánto tiempo toma completar ciertas tareas? ¿Cómo es?¿Cuánto y cómo mejora la satisfacción del usuario tras el rediseño?
Método o ArtefactoCard SortingEvaluación Heurística
Prueba de Usabilidad (A)
Puntuar Satisfacción (A)
Reportes HotJar
Prueba de Usabilidad (B) Puntuar Satisfacción (B)

Condujimos pruebas de usabilidad con usuarios finales (supervisores y administradores) y usuarios ocasionales (gerencias de operaciones y recursos humanos). Combinamos los hallazgos en las pruebas de usabilidad junto a un exhaustivo UX Benchmarking o evaluación comparativa de experiencia de usuario, estudiando las siguientes dimensiones esenciales de software similares en gestión de turnos:

  • Proceso de setup y onboarding
  • Aprendizaje y manejo de errores
  • Interfaz y usabilidad del calendario para cuadrar turnos
  • Funcionalidades con inteligencia artificial
  • Etiquetado y organización de funcionalidades
  • Tono de voz, notificaciones, alertas y ayuda contextual
  • Dashboard, rastreo y reportes

La investigación permitió dar con una estructura de navegación donde fueron los propios usuarios quienes generaron la información valiosa para aquello. Trazamos métricas globales de eficacia, eficiencia y satisfacción del software y medimos errores y tiempos para los flujos de trabajo más críticos del software.

Con una nueva propuesta de estructura para el software, comenzamos a normalizar todo el sistema de diseño y UX Writing para la nueva versión.

Una sinergia en el tiempo

Breik está revolucionando la manera de trabajar de cientos de personas al coordinar sus tiempos de trabajo. Fue necesaria una completa inmersión en su organización para crear junto a ellos todo el recorrido que está ahorrando semanas de tiempo a sus usuarios.

Conoce más de Breik en www.breikapp.com

Roles involucrados

ina muñoz

Dirección, branding y diseño web

darien santibáñez

dirección, marketing y diseño ux

olga fernández

diseño ui y prototipado